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T o o l s Falls Sie gerade das Rad neu erfinden müssen...
Modernes Wissensmanagement nutzt effektive Werkzeuge, die Sie dringend in Ihren Projekten benötigen. In der Regel mangelt es auch nicht an den Voraussetzungen sie einzusetzen und viele haben schon ganze Mann-Monate
darauf verschwendet, sich in immer neue Termin-Manager oder e-Mail-Klients einzuarbeiten. Und selbst wenn Ihr Sekretariat gut geführt wird, einige wenige Dinge kann ich Ihnen guten Gewissens empfehlen. - Emotionale Intelligenz beinhaltet auch Beziehungsintelligenz, die besonders im Networking
Umsetzung erfährt. Für diese Zwecke ganz ausgezeichnet ist das Programm Info-Manager. Download unter
http://www.altenbergers.de Terminplaner, Aufgabenliste, Telefonliste, Ereignis-, Notiz-, Nachrichten-, Urlaubs, und Dokumentenverwaltung erleichtern ungemein. Die solide Adressverwaltung hält die Daten im
nutzerfreundlichen Access-Format, um z.B. in Word weiterverarbeitet werden können. Einfach anschauen (in der Einzelplatzversion sogar freeware!) - Falls Sie auf größere Mengen unstrukturierter Informationen leicht zugreifen wollen und dabei auf
den Komfort einer Textverarbeitung nicht verzichten wollen, dann ist Ihnen hier das Programm Cuecards empfohlen. Download unter
http://www.mhst.net/cuecards/index.html CUEcards ist ein kostenloses 32-Bit-Anwendungsprogramm für Windows, das
hierarchische Volltextdatenbanken verwaltet, d.h. eine sehr flexible Kombination aus Textverarbeitung und Datenbank. Die möglichen Anwendungsbereiche sind sehr vielfältig. Notizen aller Art, Karteikarten, Checklisten, Memos, persönliche Informationen oder Textbausteine, auf die man jederzeit komfortabel zugreifen möchte, werden strukturiert abgelegt. - Leistungsfähiger ist da schon das Programm Idea! der Fa. sycon.
Auf dieses Programm bin ich bei der Recherche nach Computerhilfen für eine Klientin gestoßen, die sich nach fünfjähriger Dissertationszeit einem Wust von mehr als 5000 getippten Seiten ihrer Dissertation gegenübersah. Sie hatte bei einem unbändigen Forschungsantrieb einfach den Überblick verloren und mußte nun alles auf 200 Seiten komprimieren. Aber wie?
Bei Idea! handelt es sich auch um eine Baumstruktur im linken Bereich des Bildschirm, in die zuvor angelegte
Datenbankeinträge (rechter Bildschirmbereich) gehangen werden können. Der Trick dabei ist jedoch, dass ein einzelner Datenbankeintrag (z.B. die Liste der Kollegen) an mehreren Stellen im Baum an verschiedene Äste gehängt werden kann.
Diese Datenbank ist also mehrfach referentiell - die Informatiker unter Ihnen werden sich bereits die Lippen lecken. Eine komfortable Suchfunktion über alle Datenbankeinträge und Ihrem Inhalt (z.B. die 5000
Seiten einer Dissertation) bringt rasch Ergebnisse und eine beeindruckende Klarheit und Übersichtlichkeit.
Meines Wissens eine wirklich unschlagbare Kombination aus Wissensdatenbank, Wissenstrukturierung, Volltextsuche und einem straffen Zeitmanagement.
Mit diesem Programm habe ich schon ganze Bürowüsten auf Vordermann gebracht - unbedingt ansehen!
Meine Klientin hat sich an die Arbeit gemacht und für jeden Artikel, jede Notiz einen Datenbankeintrag
generiert. Mit einem Doppelklick kann man einen solchen Eintrag sofort in Word oder openoffice öffnen. Diesem Datenbankeintrag wurden auch Informationen hinterlegt, wie weit dieser Artikel schon gediehen war, welche Zusatzdokumente in diesem Bereich vorhanden sind usw. Im zweiten Schritt wurde in einer Gliederung versucht die Datenbankeinträge zuzuordnen. Das geschieht sehr einfach durch drag & drop. Hierbei haben sich zahllose Dubletten gefunden.
Jeder Datenbankeintrag kann über ein memofeld oder über ein Datum weiter identifiziert werden. Dadurch ergab sich eine völlig klare To-Do-Liste, die meine Klientin dann äußerst tapfer abgearbeitet hat. Ich werde nicht vergessen, als sie mit einem gewissen Stolz in der nächsten Sitzung verkündete, sie habe Unterlagen wiedergefunden, von denen sie nicht geglaubt habe, sie noch zu haben. Der auf der linken Bildschirmhälfte entstehende Baum wurde immer
umfangreicher. Manche Äste (mit verschiedenen Datenbankeinträgen) wurden verschoben, gekürzt oder an anderer Stelle eingebaut. Nach nur zwei Wochen hatte sich eine Struktur ergeben, die die Klientin letztlich auch ihrem Professor präsentierte, der sichtlich begeistert war. Auftrag abgeschlossen!
In der ProfessionalVersion von Idea! ist ein Mail-Klient integriert, mit dem Sie direkt mails schreiben und empfangen können (Anbindung über Outlook möglich).
D.h. alle Korrespondenz ist direkt mit den Datenbankeinträgen (Ihrem Wissen) verbunden. Besser geht es wirklich nicht. Einfacher lassen sich strukturierte Informationen kaum handhaben. In einer Teamversion ist Idea! sogar mehrplatzfähig und damit prädestiniert für Workgroups in denen der Focus auf der Sache liegt.
Zu beziehen über www.sycon.de und dann weiterklicken zu Idea! Die Personalversion ist sogar als
Freeware-Version erhältlich und ein wenig abgespeckt bereits eine ganz große Hilfe. In einer Betaversion planen die Programmautoren bereits eine Mindmap-Funktion zur Darstellung von komplexen Inhalten einer Datenbank (Wortfelder etc.). Bis zur Serienreife können Sie noch ausweichen auf
- mindmapper, zu beziehen unter
http://www.MindMapper.de Aus der Programmbeschreibung: “Das menschliche Gehirn unterteilt sich in eine rechte und eine linke Hälfte, beide mit ihren verschiedenen Eigenschaften. Darüber hinaus kann das Gehirn Informationen wahrnehmen und verarbeiten ohne das sofort ein System oder gar Ordnung erkennbar wäre. Dabei ist jedoch die Fähigkeit des Gehirns visuelle Informationen zu verarbeiten weitaus effizienter als unsere eigene
Fähigkeit im täglichen Leben. Die alte, lineare Art des Denkens, wie des Lesens von links nach rechts, oder von oben nach unten, hat Probleme dabei Informationen zu organisieren, die von Augen, Ohren etc. ... wahrgenommen werden. Das Lesen eines Buches und das Verstehen desselben zum Beispiel, ist etwas völlig anderes als sich den Inhalt des Buches einfach nur als Sätze zu merken. Eine eigene Darstellung zu einem Thema zu verfassen bedeutet nicht, ein bereits existierendes Buch nur
wiederzugeben, sondern es bedeutet die eigenen Gedanken zu beschreiben und in Sätze zu fassen. Deshalb ist es eine der wichtigsten, und gleichzeitig eingeschränktesten, Fähigkeiten Schlüsselwörter und/oder Schlüsselbegriffe zu erkennen, zu verstehen, und vor allem deren Beziehung zueinander zu analysieren.” In der Praxis hat sich MindMapperPlus als eines der
intuitiven Organisationstools bewiesen. Excellente web-Fähigkeit und die Möglichkeit verschiedene Planungskarten zu verknüpfen, machen es rasch unverzichtbar. Die Struktur dieser Webseite wurde z.B. mit MindMapper entworfen. Eine 30-Tage-Version läßt sich kostenlos laden. Ein einfacher GANTT-ähnlicher Zeitstrahl läßt sich für kleinere Projekte ganz gut mit mindmapper erstellen.
Komplexere Ressourcenverwaltung ist damit allerdings nicht möglich. Dafür braucht es dann openprj (siehe weiter unten).
- Zwei Programme aus der open-source-Ecke dürfen nicht fehlen:
zum einen das Programm openoffice, ein vollständiges Office-Paket mit allem was das Herz begehrt und dabei kostenfrei
www.openoffice.org
Für openoffice gibt es einige pfiffige Planungstools die sämtlich mit dem in openoffice enthaltenen Calc einer Art Excel-Ersatz funktionieren. Allerdings braucht man da schon einige Kenntnisse um entsprechende Anpassungen vornehmen zu können. Etwas einfacher funktioniert da
- als Planungstool mit einem ähnlichen Umfang wie MSProject das Programm
openprj
download unter http://www.openproj.org/
Mit diesem Programm lassen sich blitzsauber GANTT-Diagramme erzeugen, die allerdings auch schon eine Einarbeitungszeit erfordern.
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| | | | | | | | | | Sie können sich die angesprochenen Programme direkt hier, natürlich werbefrei, vom Server herunterladen: Idea!(R)FreeEdition - 6 MB 
zur Idea!(R)Professional Version - 30Tage-Version hier lesen
Unverzichtbar außerdem Acrobat Reader für alle Windows-Betriebssysteme - 47 MB und falls der Rechner widererwarten mal lahmen sollte Glary Utilities - 8,27 MB ein pfiffiges Tool, mit dem schon mancher Rechner schier verzweifelnder Klienten relativ rasch wieder leistungsbereit wurde. Enthalten ist auch ein kleines Programm, mit dem die größten Speicherfresser auf der
heimischen Festplatte angezeigt und nötigenfalls auch in die ewigen Datenabgründe geschickt werden können. Bedenken Sie bei allem Wissensmanagement: 1.) Gewußt wo!
2.) Entscheide sofort: Trenne scharf zwischem Wichtigem und Unwichtigem.
(Ganz praktisch: Nehmen Sie z.B. einen Vorgang/Sache/Akte/Artikel etc. nur einmal (!) in die Hand!)
Warum? Das Prinzip der Evolution ist die Selektion, d.h. das nicht Notwendige muß vergessen werden. Sonst würden wir unseren Neocortex innerhalb kürzester Zeit randvoll mit Informationen packen und immer weiter mit Informationen bombardieren, bis die Speicherkapazität erschöpft wäre nach dem Motto Festplatte voll.
Neurobiologen gehen davon aus, dass wir die ungeheure Zahl von 20.000 Entscheidungen tagtäglich durch
unser Gehirn verarbeiten lassen, wobei 40% des Gehirns mit der Vorbereitung von Entscheidungen und dem entsprechenden Monitoring der Konsequenzen befasst sind. Wissenschaftler kommen zu dem Schluss, dass das Meiste, was wir tun, implizit, intuitiv und unbewusst geschieht:
1.) Die meisten Entscheidungen treffen wir, ohne dass wir etwas davon bemerken.
2.) Entscheidung ist immer bezogen auf eine Handlung (»Sagen, was man tut!«).
3.) Mit dieser Entscheidung wird das Resultat einer erfolgreichen Handlung vorweggenommen.
Der Entscheidungsprozess ist als Antizipation Teil des Erlebens und des Handelns. Um eine Entscheidung bewusst treffen zu können, müssen wir sie a) »im Bewusstsein« haben und es muß b) eine Wahl stattfinden können zwischen möglichen Alternativen. Wie gelingt das?
Die Ergebnisse der Neurobiologie legen den Schluss nahe, dass sich relativ exakt zu beschreibende Hirnarreale
unterscheiden lassen für die Verarbeitung von Wahrnehmungen, Emotionen und Denkprozessen. Es gibt eine Trennung zwischen den Inhaltsfunktionen (das, was ich gerade wahrnehme) und den logistischen Funktionen des Gehirns (wie die Wahrnehmung repräsentiert wird) in den Denkprozessen.
Wir verfügen folglich in den Denkprozessen nur über eine Repräsentation der Wahrnehmunsprozesse, der gespeicherten Erinnerungen und der emotionalen Bewertungen. Auch unsere Absichten sind bloße
Repräsentationen. Die Denkprozesse selbst sind eben nicht die Wahrnehmungen und Emotionen!
Unser Gehirn fragt, so die Neurobiologie, in einem Rhythmus von 2 bis 3 Sekunden ab, was es eigentlich Neues in der Welt gibt. Dieses Zeitfenster dient als logistische Basis der Informationsverarbeitung und ist als operative Plattform der Zeitbereich, in dem wir etwas als gegenwärtig erleben. Als Belege dienen den Wissenschaftlern folgende Erkenntnisse:
- Dieses »Gegenwartsfenster« ist in allen Kulturen gleich lang, auch in sogenannten primitiven Kulturen.
- Intentionale Bewegungen (z.B. Händeschütteln) werden in dieses Zeitfenster eingepasst.
- Alle Sprachen der Welt sind rhythmisch gegliedert mit 3 Sekunden Laufzeit (Satzaussagen haben 10 – 14 Silben, danach folgt eine Planungspause von einer halben Sekunde, in der die nächste Satzaussage vorbereitet wird).
- Motive in der Musik benötigen eine Mindestdauer.
- Ästhetische Bewertungen benötigen mindestens 3 Sekunden Laufzeit (vgl. das Zapping).) |
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